セットアップ オフィス 契約前に知っておきたい3つの注意点
近年、「セットアップ オフィス」という言葉を耳にする機会が増えてきたのではないでしょうか。
あらかじめ内装や設備が整っているセットアップ オフィスには、入居時の工事費用を抑えられる、
短期間で移転できるといったメリットがあり、企業によっては非常に費用対効果の高い選択肢になります。
しかし、メリットがある一方で、注意しておきたい点もあります。
今回は、セットアップ オフィスを契約する前に、ぜひ知っておいていただきたい3つのポイントをご紹介します。
注意点 １ そのオフィス、何年間使う予定ですか？
まず考えていただきたいのが、利用期間です。
セットアップオフィスは、入居時の内装工事費用を抑えられることが大きなメリットです。
特に、数年後に事業拡大や人員増加による再移転が想定される企業にとっては、初期投資を抑えられる点が魅力になるでしょう。
しかし、一方で注意したいのが賃料です。
セットアップオフィスでは、貸主が負担した内装工事費などが賃料に反映されるため、通常のオフィスよりも賃料が高めに設定されていることが多いのです。
つまり、入居時の費用は少なくても、長期間利用することで賃料の差額が積み重なり、結果的に総費用が高くなる可能性があるということです。
そのため、初期費用だけでなく、想定する利用期間全体での総費用を比較することが重要になります。
例えば、短期間の利用であればセットアップオフィスの方が経済的でも、長期間利用するのであれば、通常のオフィスに自社で内装工事を行った方が、結果的に安くなるケースも考えられます。
「入居時の工事費がかからないからお得」と判断するのではなく、何年間利用する予定なのかを踏まえて比較したいところです。
注意点 ２ 原状回復工事の範囲を確認していますか？
次に注意していただきたいのが、退去時の原状回復工事です。
通常のオフィスでは、退去時に内装や設備を契約で定められた状態に戻す必要があります。
では、最初から内装が整っているセットアップオフィスの場合はどうでしょうか。
「最初からあった内装をそのまま使うのだから、原状回復工事はそれほど必要ないのでは？」
そう思われる方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、実際には、原状回復の条件は物件や契約内容によって大きく異なります。
例えば、入居時に「きれいな内装だな！」と感じるセットアップオフィス。
こうした物件の中には、テナントが入れ替わるたびに内装を新しくしているケースもあり、
その場合、退去するテナントの原状回復工事に、全体的に内装材をあたらしくする工事が含まれる事もあるのです。
一方、入居時からある程度の使用感があるセットアップオフィスでは、テナントが入れ替わる際も、クリーニングや部分的な補修で対応している可能性があり、こうした物件では、退去時の原状回復工事も比較的小規模で済む場合があります。
さらに、家具付きのセットアップオフィスの場合は、什器の取り扱いについても注意が必要です。
例えば、椅子を汚してしまった場合や、デスクに傷を付けてしまった場合、補修等で済むのか、それとも買い替え費用まで負担する必要があるのか。
こうした条件も、事前に確認しておきたいポイントです。
大切なのは、契約上、どのような状態に戻すことが求められているのかを確認することです。その内容によっては、かなり原状回復工事費に開きがでる可能性があるのです。
注意点 ３ セットアップオフィスの内装に、さらに手を加えようとしていませんか？
セットアップオフィスの内装は気に入ったものの、実際に自社で使用することを考えると、
「ここの会議室をもう少し大きくしたい」
「受付の位置を変えたい」
「執務スペースのレイアウトを変更したい」
といった希望が出てくることもあると思います。
ちょっとした変更であれば良いかもしれませんが、部屋を新設したり、間仕切り壁の位置を変更したりする場合には、それに伴い空調や照明、消防設備などの移設・変更が必要になることが多く、想像以上の工事費用となることもあります。
セットアップオフィスは、もともと内装や設備が整っている分、賃料が高くなっている事が多いため、そこに、さらに自社で内装工事費用を負担することになれば、せっかくのセットアップオフィスのメリットが薄れてしまうことにもなりかねません。
そして、もう一つ考えておきたいのが、退去時の原状回復工事費用です。
退去時は、自社で追加・変更した内装の撤去・復旧費用がかかるだけでなく、
そこから更に、元のセットアップオフィスの綺麗な内装の状態に戻す工事費用が発生する事となり、
想像以上の原状回復工事費用になることもございます。
こうした点からも、セットアップオフィスを選ぶ際には、できるだけ内装や設備をそのまま活かすことがポイントになると考えています。
大切なのは、費用対効果を高めること
セットアップオフィスには、初期費用を抑えやすい、移転までの期間を短縮しやすいといった魅力があります。
一方で、利用期間や契約条件、既存レイアウトとの相性によっては、通常のオフィスを選んだ方がよい場合もあります。
私たちシームプランニングが大切にしている考え方の一つに、
「Cost Solution（コストソリューション）」があります。
これは、単に工事費を安くするという考え方ではありません。
必要なところにはしっかりと費用をかけ、無駄なところには費用をかけない。
そして、限られた予算の中で、企業にとっての価値を最大化するという考え方です。
セットアップオフィスを検討する際にも、ぜひ、この視点を持っていただければと思います。
今回の内容は、YouTubeでも詳しくご紹介しています。
ぜひ、動画もあわせてご覧ください。
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